隐私政策

株式会社フォーク（以下简称“本公司”）在“Human Interface”（以计算机作为人类最佳伙伴）的经营理念指导下，提供各类服务。其中，在开展呼叫中心业务、服务器托管业务等业务时，经常需要承接来自包括关联企业在内的所有客户的重要个人信息。本公司深知其重要性及保护相关信息的责任重大，并认为保护个人信息是推动业务开展时必须遵守的首要方针。在开展包括上述内容在内的所有业务时，本公司制定了以下方针，并致力于构建、执行、维护及持续改进一个系统化且融入所有经营活动的个人信息保护管理体系。

1. 关于个人信息的获取、利用及提供

在获取个人信息时，本公司将在尽可能明确个人信息利用目的的前提下进行。 在利用个人信息时，本公司将在明确的利用目的范围内进行利用及提供，不会超出实现目的所需的范围处理个人信息。 但是，在基于法律法规、保护当事人权利、利益、生命或身体所必需的情况下，无论是否获得当事人同意，本公司都可能会进行获取、利用及提供。

2. 关于特定个人信息的获取、利用及提供

在获取个人编号时，将通过合法且公正的手段进行。在利用个人编号时，将仅限于《用于行政手续中识别特定个人的编号的使用等法律》（以下简称“编号法”）第9条规定的利用范围，并由从事相关业务的人员在执行该业务所需的限度内利用个人编号。在提供特定个人信息（包含个人编号的个人信息）时，除编号法第19条规定的情况外，本公司不会进行提供。

3. 关于合规性

本公司将遵守适用于所持有个人信息的法律法规、国家制定的指南及其他规范，并适时审查及改进个人信息保护管理体系中的各项举措。

4. 关于防止个人信息泄露、灭失或损坏及纠正措施

针对获取的个人信息，本公司将通过实施信息系统等安全管理措施，防止其发生泄露、灭失或损坏等情况，并通过审计发现不足之处并进行持续纠正。

5. 关于投诉与咨询的处理

本公司设有常设窗口，负责接收并处理来自当事人的投诉及咨询。 此外，在接收到投诉及咨询时，本公司将进行妥善且迅速的处理；对于因处理投诉及咨询而获取的个人信息，除处理投诉及咨询的目的外，不会将其用于其他目的或进行提供。

6. 关于个人信息保护管理体系的持续改进

本公司制定了个人信息保护管理体系，并通过由代表亲自审查管理体系，从而实施持续的纠正及预防措施。 此外，对于上述方针及其他保护个人信息所需的各项事项，本公司将致力于将其全部流程文档化并予以实践。

制定日期: 2005年5月4日
最后修订日期: 2020年10月1日
株式会社フォーク
社长兼代表董事 佐藤刚

＜个人信息投诉及咨询窗口＞ 〒107-0062 東京都港区南青山1-12-3 LIFORK MINAMI AOYAMA N103 株式会社フォーク 窗口：个人信息保护管理者 水谷 晋朗 TEL：03-5468-1020 咨询请点击此处 (受理时间：周一至周五，节假日除外，10:00～18:00)

咨询内容包括以下各项：

• 关于利用目的的通知
• 投诉及咨询
• 关于披露、更正等的请求等

关于本公司的个人信息处理

个人信息的利用目的

鉴于本公司主要业务包括呼叫中心运营、客户管理、系统构建、MSP服务、网络咨询、网站制作与开发等，本公司将个人信息的利用目的设定如下：

1. 在委托业务中处理的个人信息

• 用于处理咨询业务
• 用于开展活动、问卷调查、竞赛等
• 用于与上述活动相关的抽奖、筛选、联络及奖品寄送业务
• 通过电子邮件订阅等方式提供信息
• 在Web服务、电商网站中进行会员及用户管理、提供服务
• 用于市场数据的调查、分析及服务开发

2. 业务合作伙伴的个人信息

• 用于执行合同内容并进行妥善管理

3. 股东的个人信息

• 用于行使《公司法》及《商法》规定的权利与履行义务
• 用于向股东提供各种便利
• 用于实施旨在促进股东与公司关系的各项措施
• 用于股东管理，如根据各项法律法规按规定标准制作股东数据等

4. 希望加入本公司的人员的个人信息

• 用于向对本公司感兴趣或已提交申请的人员提供招聘信息及联络
• 用于招聘筛选业务
• 用于通过在线面试录制等方式提高筛选精度及制作记录
  ※本公司的在线面试会进行录音、录像及使用AI等进行文字转录。

5. 本公司员工（含离职员工）的个人信息

• 员工管理、薪资管理、人事考核、各项内部申请
• 紧急情况下的联络
• 福利待遇相关的申请手续
• 执行业务所必需的处理
• 其他基于法律法规的处理

6. 向本公司咨询的人员的个人信息

• 用于提升本公司的服务态度等
• 用于准确掌握咨询及联络内容并进行处理

7. 参加本公司举办的活动、工作坊、研讨会等的人员的个人信息

• 用于向参加者提供本公司的下次活动、工作坊、研讨会等信息
• 用于使用照片、视频等方式，在本公司的网站、社交媒体、宣传资料等中介绍活动、工作坊、研讨会等活动内容

8. 办公室内监控摄像头的影像信息

• 防止可疑人员进入本公司管理设施
• 预防犯罪
• 其他确保安全性及资产保全之目的

9. 本公司电话线路的通话录音数据

• 用于提升电话应答质量及确认通话内容

10. 会议录音、录像数据及AI生成的会议纪要数据

• 用于准确记录会议内容、辅助制作会议纪要，以及向缺席者或会议相关人员共享信息

※此外，在单独通知利用目的时，应以该利用目的为准。
※上述利用目的中，标明“用于妥善管理合同内容”的部分，包含“进入合同前的阶段利用”及“合同结束后利用”。

个人编号的利用目的

本公司将所获得的个人编号（指《用于行政手续中识别特定个人的编号的使用等法律》所规定的个人编号）用于以下目的：

• 工资所得及退职所得的源泉征收票制作业务
• 雇用保险申报业务
• 基于《劳动者灾害补偿保险法》的索赔相关业务
• 健康保险、厚生年金保险申报业务
• 报酬、费用等的支付书制作业务
• 分红、盈余分配及基金利息的支付书制作业务

关于本公司规定的个人信息或第三方提供记录的披露等程序

作为披露、更正等对象的个人信息（以下简称“保有个人数据”），范围为上述“个人信息的利用目的”中的第2项至第9项。

1. 披露等请求的受理窗口

“个人信息投诉及咨询窗口”（详见隐私政策）

2. 进行披露等请求时应提交的文件格式

请将本公司指定的“披露请求等申请书”、身份确认文件及手续费寄送至“个人信息投诉及咨询窗口”。我们将尽可能迅速地进行处理。（关于身份确认文件及手续费，请参照后文说明。）

3. 身份确认文件

• 通过本人申请时
  无需提交（日后可能会为了确认本人身份而与您联系。）
• 通过代理人申请时
  请提交下列文件中的所有适用文件。

法定代理人（或未成年被监护人）的情况

• 能够确认本人住址、户籍的公证证明文件复印件
• 户籍誊本（全部事项证明）1份复印件
• 能够确认代理人住址、户籍的公证证明文件复印件

成年后见人（成年被监护人的法定代理人）的情况

• 能够确认本人住址的公证证明文件复印件
• “登記事項証明書”1份复印件（需能证明其为本人的法定代理人）
• 能够确认代理人住址的公证证明文件复印件

通过委托书进行的代理人情况

• 本人的印鉴证明书复印件
• 本公司指定的委托书（需盖有与本人印鉴证明书一致的印章）
  （若您手中没有本公司指定的委托书，请联系我们。我们将尽快寄送。）
• 能够确认代理人住址的公证证明文件复印件（律师可使用注册编号代替）

※“公证证明文件”包括：个人编号卡（带照片面）、驾驶执照、健康保险资格确认书、基础年金编号通知书（或年金手册）、护照、在留卡、特别永住者证明书、印鉴登录证明书、住民票副本、户籍誊本/抄本等。
※您提交的身份确认文件将按以下方式使用。请仅在同意上述用途的情况下进行寄送。
该个人信息将用于响应披露等请求。根据您提供的身份确认文件，可能会获取户籍地等特定的敏感个人信息，在这种情况下，请在提交时将敏感个人信息涂黑处理。除法律规定的情况外，本公司不会在未经本人同意的情况下将该个人信息提供给第三方。此外，本公司不计划将该个人信息的处理委托给第三方。若无法通过身份确认文件确认本人身份，可能无法响应披露等请求。

4. 手续费

关于“通知利用目的”或“披露”，每次申请将收取1,000日元的手续费。请将1,000日元的邮政汇票随上述文件一并寄出。若未按上述要求附带手续费，我们将通知您，若在规定期限内仍未支付，则视为未提出披露等请求。此外，原则上寄出的文件不予退还。

5. 注意事项

对于邮寄或配送过程中的文件丢失、因事故导致的未送达，本公司不承担责任。
请务必填写完整所有必要事项。若文件不完整，我们可能会将文件退回。
在涉及个人信息保护法例外规定的情况下，可能无法响应披露等请求。
根据内容不同，处理可能需要一定时间。
因披露等请求而收集的个人信息，仅在响应披露等请求所需的范围内进行处理。提交的文件将由本公司妥善销毁。
由于“更正等”或“停止利用等”的操作，可能会导致您无法使用相关服务。敬请谅解。

※“保有个人数据”是指，通过计算机可以进行检索而系统化构建的信息集合，或通过遵循一定规则进行整理、分类，并添加目录、索引、对照等方式，使特定个人信息能够被容易检索的系统化信息集合，且本公司拥有响应本人提出的披露、内容更正、追加或删除、停止利用、消除及停止向第三方提供等所有请求的权限。详情请联系“个人信息投诉及咨询窗口”。

为确保保有个人数据安全所采取的措施

1. 制定基本方针

为确保个人数据的妥善处理，本公司制定了个人信息保护方针等基本方针。

2. 完善个人数据处理的相关规章

详见信息安全方针页面的“信息安全举措”。

3. 安全管理措施的实施情况（组织/人员/物理/技术）

详见信息安全方针页面的“信息安全举措”。

4. 对外部环境的掌握

详见信息安全方针页面的“信息安全举措”。

关于本公司网站的访问记录及 Cookie 的使用

1. 关于访问记录（访问日志）

访问本公司网站时，您的访问记录（访问日志）会被自动记录。
这是为了通过统计分析网站使用情况，从而提高未来的便利性。
此外，有时也用于查明并解决本公司网站出现的问题。
此外，这些访问记录中不会包含您的个人信息。

2. 关于 Cookie（Cookie）的使用

本公司网站的部分页面使用了 Cookie。Cookie 是指从本公司 Web 服务器向您的浏览器发送数据并读取其内容的功能，但它不会收集您的个人信息。
此外，您可以根据浏览器设置禁用 Cookie 功能。

3. 关于 Google Analytics 的使用

本公司网站使用 Google 公司提供的 Google Analytics 来掌握并分析网站的使用情况。Google Analytics 利用 Cookie 来分析本公司服务的利用情况。关于 Google 公司收集和使用访问信息的方法，请参阅 Google Analytics 使用条款及 Google 隐私权政策。

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