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如本翻譯版本與日文原文有所差異，請以日文原文為準。

個人資料保護方針

株式会社フォーク（以下稱為「本公司」）在「人機介面（Human Interface）」——即將電腦打造為人類最佳夥伴的經營理念下，提供各項服務。其中，在客服中心業務、伺服器代管業務等領域，本公司經常有機會接觸到來自相關企業及所有客戶的重要個人資料。本公司深知其重要性及保護資料的責任重大，並認為保護個人資料是推動業務時必須遵守的首要方針。在推動包含上述內容在內的所有業務時，本公司制定了以下方針，並建立、執行、維持且持續改善一套與整體經營活動相結合的個人資料保護管理系統。

1. 關於個人資料的取得、利用及提供

在取得個人資料時，本公司會盡可能在明確個人資料利用目的之前提下進行。 在利用個人資料時，將在既定的利用目的範圍內進行利用與提供，不會在超出達成目的所需範圍的情況下處理個人資料。 但若基於法令規定，或為了保護當事人的權利、利益、生命及身體時，即使未經當事人同意，本公司仍可能進行取得、利用及提供。

2. 關於特定個人資料的取得、利用及提供

在取得個人編號時，將透過合法且公正的手段進行。在利用個人編號時，將僅限於《行政手續中用於識別特定個人之編號的使用等法律》（以下簡稱「編號法」）第 9 條規定的利用範圍，並由獲准利用個人編號進行事務的人員，在執行該事務所需的必要限度內利用個人編號。除編號法第 19 條規定之情形外，本公司不會提供特定個人資料（包含個人編號之個人資料）。

3. 關於法令遵守

本公司將遵守適用於所持有個人資料的法令、國家規定的指引及其他規範，並會適時檢視並改善個人資料保護管理系統的相關措施。

4. 關於防止個人資料外洩、滅失或毀損及補救措施

針對取得的個人資料，本公司將透過實施資訊系統等安全管理措施來防止外洩、滅失或毀損，並透過稽核發現缺失，進行持續性的糾正與改善。

5. 關於投訴與諮詢的處理

本公司設有常設窗口，負責受理當事人的投訴及諮詢。 此外，在受理投訴及諮詢時，本公司將妥善且迅速地處理，且對於因處理投訴或諮詢而取得的個人資料，不會為處理投訴及諮詢以外之目的而利用或提供。

6. 關於個人資料保護管理系統的持續改善

本公司制定個人資料保護管理系統，並由代表人親自檢視該系統，以進行持續性的糾正與預防措施。 此外，對於上述方針及其他保護個人資料所需的各項事項，本公司將致力於將所有程序文件化並落實執行。

制定日期：2005年5月4日
最後修訂日期：2020年10月1日
株式会社フォーク
社長兼代表董事 佐藤剛

[個人資料投訴及諮詢窗口] 〒107-0062 東京都港区南青山1-12-3 LIFORK MINAMI AOYAMA N103 株式会社フォーク 窗口：個人資料保護管理者 水谷晋朗 TEL：03-5468-1020 諮詢請點擊這裡 （受理時間：週一至週五 10:00～18:00，國定假日除外）

諮詢內容包含以下項目：

  • 利用目的之通知
  • 投訴及諮詢
  • 揭露、更正等請求

關於本公司的個人資料處理方式

個人資料的利用目的

鑑於本公司主要業務為客服中心營運、客戶管理、系統建置、MSP 服務、網路諮詢、網站製作與開發等，本公司將個人資料的利用目的規定如下：

1. 委託業務中所處理的個人資料

  • 為了處理諮詢業務
  • 為了實施活動、問卷調查、競賽等
  • 為了配合上述活動進行抽獎、篩選、聯絡及獎品寄送業務
  • 為了透過電子報等方式提供資訊
  • 為了在 Web 服務、電商網站中管理會員及用戶並提供服務
  • 為了行銷數據的調查、分析及服務開發

2. 合作夥伴之個人資料

  • 為了執行合約內容並進行適切管理

3. 股東之個人資料

  • 為了行使《公司法》及《商法》規定之權利與履行義務
  • 為了提供本公司各項便利服務
  • 為了推動各項促進股東與本公司良好關係的措施
  • 為了依據各項法令規定建立股東資料等，執行股東管理業務

4. 應徵者之個人資料

  • 為了向對本公司有興趣或已投遞履歷者提供徵才及招募資訊，並與其聯絡
  • 為了辦理招募甄選業務
  • 為了提升線上面試的甄選精準度及製作紀錄（包含錄影等）
    ※本公司的線上面試會錄音、錄影，並使用 AI 等工具製作逐字稿。

5. 本公司員工（含離職員工）之個人資料

  • 員工管理、薪資管理、人事考核、各項內部申請
  • 緊急狀況時的聯絡
  • 福利制度相關手續
  • 執行業務所必需之處理
  • 其他依據法令規定之處理

6. 諮詢者之個人資料

  • 為了提升本公司的服務品質
  • 為了準確掌握諮詢及聯絡內容並進行處理

7. 參加本公司相關活動、工作坊、研討會等人士之個人資料

  • 為了提供本公司下次活動、工作坊、研討會等之資訊
  • 為了使用照片或影像等方式，在本公司網站、社群媒體（SNS）或公關資料中介紹活動、工作坊、研討會等活動內容

8. 辦公室內監視器之影像資訊

  • 防止可疑人士侵入本公司管理之設施
  • 預防犯罪
  • 其他確保安全性及資產保全之目的

9. 本公司電話線路之通話錄音資料

  • 為了提升電話應對品質及確認通話內容

10. 會議錄音、錄影資料及 AI 製作之會議紀錄資料

  • 為了精確記錄會議內容、輔助製作會議紀錄，以及與缺席者或會議相關人員共享資訊

※此外，若需個別通知利用目的時，將以該利用目的為準。
※上述利用目的中，標註為「為了適切管理合約內容」者，包含「簽約前階段的利用」及「合約結束後的利用」。

個人編號之利用目的

本公司將所取得之個人編號（指《行政手續中用於識別特定個人之編號的使用等法律》所規定之個人編號）用於以下目的：

  • 薪資所得與退職所得之扣繳憑單製作業務
  • 就業保險申報業務
  • 基於《勞動者災害補償保險法》之請求相關業務
  • 健康保險、厚生年金保險申報業務
  • 報酬、費用等之支付憑單製作業務
  • 配息、盈餘分配及基金利息之支付憑單製作業務

關於本公司規定之個人資料或第三方提供紀錄之揭露等程序

揭露、更正等對象之個人資料（以下簡稱「保有個人資料」）為上述「個人資料的利用目的」之第 2 至 9 項。

1. 揭露等請求之受理窗口

「個人資料投訴及諮詢窗口」（詳見個人資料保護方針）

2. 進行揭露等請求時應提交之文件格式

請將本公司指定之「揭露請求等申請書」、身分確認文件及手續費寄送至「個人資料投訴及諮詢窗口」。本公司將盡可能迅速處理。（關於身分確認文件及手續費，請參閱後述說明。）

3. 身分確認文件

  • 由本人申請時
    無需提供（本公司日後可能為確認身分而與您聯絡。）
  • 由代理人申請時
    請提供下列文件中符合之所有文件。
親權人（或未成年被監護人）時
  • 可確認本人住址、本籍之官方證明文件影本
  • 戶籍謄本（全部事項證明）影本 1 份
  • 可確認代理人住址、本籍之官方證明文件影本
成年監護人（成年被監護人之法定代理人）時
  • 可確認本人住址之官方證明文件影本
  • 「登記事項證明書」影本 1 份（需能證明其為本人之法定代理人）
  • 可確認代理人住址之官方證明文件影本
委託代理人時
  • 本人之印鑑證明書影本
  • 本公司指定之委任狀（須蓋上與印鑑證明書相同之印章）
    （若您手邊沒有本公司指定之委任狀，請與我們聯絡，我們將儘速郵寄給您。）
  • 可確認代理人住址之官方證明文件影本（律師可提供執業證號）

※「公務證明文件」是指：個人編號卡（有照片的一面）、駕照、健康保險資格確認書、基礎年金編號通知書（或年金手冊）、護照、居留卡、特別永住者證明書、印鑑登錄證明書、住民票影本、戶籍謄本或抄本等。
※您所提供的身分確認文件將用於以下用途。請僅在您同意下列用途時寄送。
本個人資料將用於回應揭露等請求。根據您提供的身分確認文件，本公司可能會取得本籍地等特定之敏感個人資料，若屬此種情況，請將敏感個人資料部分塗黑後再行提交。除法令規定外，本公司不會在未經本人同意的情況下將此個人資料提供給第三方。此外，本公司亦無委託處理此個人資料之計畫。若無法透過身分確認文件確認身分，本公司可能無法受理揭露等請求。

4. 手續費

關於「通知利用目的」或「揭露」，每件申請將收取 1,000 日圓之手續費。請將 1,000 日圓之郵局匯票連同上述文件一併寄送。若未附上上述手續費，本公司將與您聯絡，若在指定期間內仍未支付，則視為未提出揭露等請求。此外，寄出的文件原則上不予退還。

5. 注意事項

對於郵寄或配送途中文件遺失、因事故導致未送達之情形，本公司不負責任。
請填寫所有必要事項。若文件有缺漏，本公司可能會將文件退回。
若涉及個人資料保護法之例外規定等情形，本公司可能無法回應揭露等請求。
視內容而定，處理過程可能需要較長時間。
隨揭露等請求所收集之個人資料，僅限於回應揭露等請求所需之範圍內進行處理。所提交之文件將由本公司妥善銷毀。
請注意，「更正等」或「停止利用等」可能導致您無法使用相關服務。

※「保有個人資料」是指：構成下列資訊集合之個人資料，且本公司有權回應本人所要求之揭露、內容更正、追加或刪除、停止利用、消除及停止提供給第三方之所有請求者。該資訊集合為：經系統性建構而可透過電腦檢索者，或依一定規則整理、分類並附上目錄、索引、符號等，使特定個人資料易於檢索而經系統性建構者。詳情請洽「個人資料投訴及諮詢窗口」。

為確保保有個人資料之安全管理所採取之措施

1. 制定基本方針

為了確保個人資料之妥善處理，本公司已制定個人資料保護方針等基本方針。

2. 建立個人資料處理相關規範

詳見資訊安全政策頁面之「資訊安全之投入」。

3. 安全管理措施實施狀況（組織/人員/實體/技術）

詳見資訊安全政策頁面之「資訊安全之投入」。

4. 掌握外部環境

詳見資訊安全政策頁面之「資訊安全之投入」。

關於本公司網站之存取紀錄、Cookie 之使用

1. 關於存取紀錄（Access Log）

當您瀏覽本公司網站時，系統會自動留下您的存取紀錄（Access Log）。
其目的是為了以統計方式分析網站使用狀況，以提升未來的便利性。
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